biznes

5 sprawdzonych narzędzi do zarządzania swoimi projektami

5 sprawdzonych sposobów na zarządza

Zarządzasz projektami i szukasz sprawdzonych rozwiązań, które poprawią Twoją produktywność? Poniżej podaję 5 sprawdzonych narzędzi do zarządzania swoimi projektami, które własnoręcznie przetestowałam i mogę z czystym sumieniem polecić każdej osobie.

Nie będzie to typowa lista aplikacji do zarządzania. Wręcz przeciwnie, piszę tutaj o prostych narzędziach, które mogą pomóc w byciu na prawdę produktywnym na co dzień. W końcu mamy początek roku i warto wprowadzić zmiany, aby ten rok był przynajmniej dwa razy lepszy niż poprzedni.

Praca nad kilkoma projektami przeciwdziała nudzie

Żeby wiedzieć, czym się chce zająć w danym momencie muszę wiedzieć, jakie projekty mam zaplanowane na najbliższy czas. Ja nie umiem pracować na jednym projekcie, bo mnie to nudzi. Zazwyczaj wybieram 2-3 projekty, nad którymi naprzemiennie pracuję. Jak nie mam siły na kreatywność, to mogę robić coś odtwórczego. Jak mam wenę skupiam się na tym, co mnie pasjonuje. Do tego dochodzi myślenie w tle. Wiele projektów, które mam aktualnie w głowie „rozwija się” w tle. Ja robię obiad, a mój mózg sobie pracuje. Myję zęby, a on podrzuca mi ciekawe rozwiązania. Ja tylko wszystko zapisuję (skrzętnie), żeby nic nie zgubić.

Idealne narzędzie do zarządzania czasem i swoimi projektami

Moim zdaniem nie ma jednego idealnego rozwiązania do zarządzania swoimi zadaniami i projektami. Myślę, że mam lekką obsesję na ten temat, więc wypróbowuję prawie wszystkie narzędzia dostępne na rynku. I najczęściej coś, co wydaje się na prawdę obiecujące na samym początku, w końcu mnie irytuje. Ma za dużo wszystkiego dodatkowego, nie skupia się na jednym ważnym celu. Co więcej wiele aplikacji, które mi się kiedyś podobało, zostało tak mocno rozbudowane, że aktualnie nie nadają się już do pracy.

Metodą prób i błędów doszłam do rozwiązania, które stosuję przez ostatnie pół roku. Codziennie. Co ciekawe, nie ograniczam się tylko do jednego i jedynego narzędzia. Używam kilku jednocześnie, bo każde z nich spełnia bardzo konkretne zadania. Im bardziej minimalistyczne narzędzie, tym lepiej. Bo jest ono dedykowane do jednego określonego celu. Jest proste, intuicyjne i elastyczne.

Moje sprawdzone narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami

  • Google Calendar
  • Workflowy
  • Notes
  • Kartka papieru
  • Cotygodniowe spotkanie z samym sobą

Google Calendar

Używam kalendarza elektronicznego. Tylko i wyłącznie. Mam 2 oddzielne kalendarze synchronizowane razem. Jeden jest wspólnym kalendarzem rodzinnym. Tam zapisujemy wszyscy zdarzenia, które dotyczą całej rodziny albo mają wpływ na jej funkcjonowanie (np. lekarza, fryzjera, obiad rodzinny, imprezę urodzinową, wyjazdy służbowe itd.). Drugi jest moim kalendarzem bardziej osobistym, tam wpisuję spotkania służbowe, zadania do wykonania w konkretnym dniu, rezerwuję czas na pracę nad kluczowymi projektami.

Dlaczego używam Google Calendar do zarządzania czasem?

  • Przypomina mi o spotkaniach.
  • Łatwo synchronizuje się ze wszystkimi urządzeniami, których używam – telefonem, tabletem i komputerem.
  • Elastycznie pozwala modyfikować plany, a ja nic nie muszę kreślić.
  • Pokazuje mi tylko to, co potrzebuję widzieć.
  • W każdym momencie mogę sprawdzić, czy termin, o który mnie ktoś pyta jest wolny.
  • Moja rodzina wie, gdzie jestem i co robię w tym momencie.
  • Zawsze mam go pod ręką (w telefonie), więc wpisuję od razu wszystko, co jest związane z konkretnym dniem i godziną.
  • Jest rozwiązaniem darmowym.

Aplikacje, które dobrze pracują z kalendarzem i na ekranie telefonu wyświetlają tylko wydarzenia zaplanowane na dzisiaj/jutro (tzw. widgety), które również wykorzystywałam/wykorzystuję, to:

  • iOS – widget Google Kalendar
  • Android – aplikacja Smooth Calendar + widget

Aplikacja Workflowy.com

Aplikacja Workflowy.com działa zarówno na stronie www, jak i w aplikacji na telefonie i tablecie. Tam trzymam wszystkie projekty. Projektów nad którymi pracuję jest całkiem sporo – przed chwilą zajrzałam, żeby sprawdzić, jak to wygląda i mam ich 22.

jak zarzadzac swoim czasem - sprawdzone narzedzia do zarzadzania projektami

 

Dlaczego używam Workflowy do zarządzania projektami podzielonymi na zadania?

  • Apka jest prosta i nieprzeładowana.
  • Elastycznie pozwala mi planować projekty w formie list o dowolnym zagnieżdżeniu.
  • Daje możliwość spojrzenia tylko na wybrany projekt, jak i na sprawdzenie projektów z lotu ptaka.
  • Dowolnie umożliwia przemieszczanie zadań między projektami.
  • Umożliwia filtrowanie, tagowanie i wyszukiwanie.
  • Jest rozwiązaniem darmowym (do 250 zadań miesięcznie, mi to wystarcza).

Notes typu Bullet Journal

Notes typu Bullet Journal to notes, który posiada strony w kropki. Nie robię tam żadnych pięknych stron, które możesz obejrzeć w internecie pełnych rysunków, kaligrafii i kolorów. Pracuję tylko na tych najbardziej praktycznych rozwiązaniach, które polepszają moją produktywność:

  • Spis treści
  • Kalendarz całego roku
  • Najważniejsze rzeczy w każdym miesiącu, o których nie wolno zapomnieć
  • Lista prezentów dla mnie (przydaje się zawłaszcza przed świętami i urodzinami)

Resztę zeszytu zajmują strony z tygodniowym planem i notatki. Notatki, to najczęściej najważniejsze rzeczy, które chce zapamiętać z przeczytanej książki, czy obejrzanego video. Informacje, do których będę chciała kiedyś wrócić i chcę mieć je pod ręką.

Dlaczego używam notesu typu Bullet Journal do notatek i typowej listy TO-DO?

  • Mam wysoką elastyczność w planowaniu.
  • Wszystkie ważne informacje mam w jednym miejscu.
  • Jedno spojrzenie i widzę, jak wygląda mój plan na cały tydzień.
  • W każdym momencie mogę zmienić sposób „zorganizowania” mojej przestrzeni.
  • Każda strona może wyglądać dokładnie tak, jak aktualnie potrzebuję.
  • Moje potrzeby mogą się zmieniać, a razem z nimi zmienia się moje podejście do zorganizowania” przestrzeni na kartce.
  • W każdym tygodniu mam miejsce na podsumowanie i chwile refleksji.
    Kosztuje ok. 25-75 zł i starcza mi zazwyczaj na rok.

Kartka papieru

Kartka papieru włożona w Bullet Journal służy mi jako Inbox – czyli miejsce, gdzie wpadają wszystkie niezaplanowane zadania. Jak właśnie pracuję nad zadaniem z mojej listy TODO i sobie przypomnę, że trzeba coś zrobić, a nie chcę przerywać pracy (żeby nie tracić czasu i nadwyrężać produktywności) zapisuję to szybko na kartce. Jak skończę pracę i mam chwilę przerwy, to patrzę, co zapisałam. Wtedy działam na dwa sposoby. Jeśli to jest coś małego (zasada 2 minut), wtedy to realizuję i wykreślam. Jeśli jest to coś większego, to również wykreślam i wpisuję na listę zadań (niżej dokładnie opisuję co i gdzie).

Cotygodniowe spotkania z samym sobą

Co tydzień, w każdy poniedziałek rano poświęcam od 1 do 2 godzin na zaplanowanie całego tygodnia pracy. Może brzmieć to trochę dziwnie, ale mam zaplanowane spotkanie, na którym jestem tylko ja. Ale od kiedy to robię widzę poprawę w produktywności.

Dlaczego spotkanie z samym sobą poprawia produktywność?

  • Oceniam postęp na każdym projekcie.
  • Celebruję sukcesy.
  • Czuję się wewnętrznie zmotywowana do działania.
  • Weryfikuję, czy plany są aktualne i czy należy coś zmienić.
  • Poświęcam czas na myślenie.
  • Ustalam priorytety.

Po takim produktywnym spotkaniu wiem, co chce robić i na czym chcę się przede wszystkim skupić.

Każde zadanie jest projektem

Czy wiesz, że każde zadanie jest projektem, czyli zestawem czynności, które trzeba rozpisać krok po kroku. Nawet jeśli wydaje Ci się, że to jest tylko zadanie, to najczęściej jest projektem.

Prosty przykład

Wysłać maila z ofertą (to mini projekt, który mogę rozpisać na zadania):

  1. Przeczytać zapytanie od klienta
  2. Przygotować ofertę
  3. Opracować kosztorys
  4. Napisać maila
  5. Sprawdzić maila
  6. Wysłać maila

Jest to o tyle ważne, że gdy na liście zadań mamy taki punkt, jak „wysłać maila z ofertą”, to wydaje się ono trudne i nie można się za nie zabrać. Zaczyna się odwlekanie. Ale gdy widzę „przeczytać zapytanie od klienta”, to wydaje mi się ono proste, konkretne i szybkie.

Jest to też dodatkowy sposób na ruszenie z pracą. Zmiana dużego zadania w małe kroczki. Jak zrobimy już ten pierwszy kroczek, to dalej już jakoś pójdzie. A nawet jakbyśmy jednak nic nie zrobili, to chociaż jedno TODO będzie już zrobione (=mały sukcesik).

Regularnie stosuję również zasadę 2 minut. Jeśli mam małe zadanie, które nie zajmuje więcej niż 2 minuty czasu, to robię je od razu, np. dopisać do listy zakupów płyn do płukania i proszek do prania.

Jak wygląda mój proces zarządzania projektami w ciągu całego tygodnia?

W poniedziałek rano zazwyczaj potrzebuję trochę czasu na rozruszanie się, więc planowanie i spotkanie z samym sobą bardzo mi odpowiada. To bardzo ważne zadanie, a ja mam wtedy wrażenie, że już od rana robię istotne rzeczy.

Otwieram swoją listę w Worflowy i filtruje zadania z najwyższym priorytetem (3 projekty, które chciałam zrealizować w poprzednim tygodniu). Oceniam, co udało mi się zrobić. Patrzę na listę zadań zrealizowaną, ale o niższym priorytecie.

Zaznaczam zadania ukończone, których wcześniej nie zaznaczyłam. Robi się z tego spora lista i od razu czuję się zmotywowana, że tyle rzeczy udało mi się zrealizować w poprzednim tygodniu.

Otwieram Bullet Journal na ostatnim tygodniu.

Każdy tydzień w notesie podzielony mam na kilka pól:

  • Wydarzenia, spotkania (EVENTS)
  • Ja chce się czuć w tym tygodniu (FEEL)
  • Lista zadań do zrobienia (TO DO)
  • Co mam przestać robić (STOP)
  • Co mnie czeka w przyszłym tygodniu (NEXT)
  • Czego się nauczyłam w tym tygodniu (EDU)
  • Co chcę przemyśleć (IDEA)
  • Jakie sukcesy udało mi się osiągnąć (SUCCESS)
  • Co chciałabym poprawić (IMPROVE)
  • Notatki (NOTES)

bullet journal bujo tydzien przyklad efektywnego zarzadzania czasem i projektami

Na listę zadań przeznaczam tylko pół kartki. To mnie zmusza, do realnego planowania. Nie przesadzam z ilością zadań, żeby dodatkowo nie stresować siebie samej. Dość ambitnie podchodzę do zadań, więc moja lista mogłaby być naprawdę bardzo bardzo długa. W ten sposób ograniczam miejsce. Pamiętam, że w jakiejś książce przeczytałam, że lista zadań na dany dzień powinna zmieścić się na żółtej przyklejanej karteczce.

Następnie przygotowuję rozkładówkę na kolejny tydzień. Przeglądam listę zadań i przenoszę zadania, których nie udało mi się zrealizować w tym tygodniu.

Chwila na myślenie i podsumowanie

Teraz mam czas na chwilę refleksji. Uzupełniam pola z poprzedniego tygodnia. Zastanawiam się, czy chciałabym coś przestać robić, wpisuję to do pola STOP. Z pola NEXT przepisuję istotne rzeczy na następny tydzień albo wpisuję do listy w Workflowy. W polu NEW wpisuję wszystko, czego się w tym tygodniu nauczyłam. W polu THINK mam zazwyczaj wpisane myśli, które w ciągu tygodnia wpadły mi do głowy. Patrzę na nie, zamieniam w ewentualne projekty lub zadania. W polu SUCCESS wpisuję wszystko, co było małym sukcesem tego tygodnia (nawet najmniejszym). W polu IMPROVE dodaje, to, co chciałabym w przyszłym tygodniu zrobić lepiej. Pole NOTES zazwyczaj zawiera notatki albo schemat z rozpisanym pomysłem. Ponownie daję sobie kilka minut na refleksję i następnie zamieniam go w projekt albo zadanie.

Otwieram Google Calendar i wpisuję w nowym tygodniu w Bullet Journal w pole EVENTS wszystko, co mam w kalendarzu na ten tydzień. Przy każdym zaplanowanym wydarzeniu dodaje również dzień tygodnia i godzinę. W pole FEEL wypisuję, jak chce się czuć. To przypomina mi, że chcę postępować zgodnie z moim systemem wartości, a nie wbrew sobie. Dzięki temu codziennie mam oko na mój wewnętrzny kompas.

Weryfikacja projektów krok po kroku i priorytety

Dalej przechodzę do Workflowy. Kasuję wszystkie zadania, które zrealizowałam w zeszłym tygodniu. Przechodzę mozolnie projekt po projekcie. Zastanawiam się, czy chcę coś dodać. Nad czym teraz chcę się skupić w tym projekcie. Co ruszy ten projekt do przodu. Dopisuję, zmieniam, rozpisuję zadanie na mniejsza podzadania.

Zadania, które są do realizacji w pierwszej kolejności dostają tag #now. Tak przechodzę przez całą listę swoich projektów. Dzięki tagowaniu mogę szybko wyświetlić sobie wszystkie zadania, które muszę zrealizować (niekoniecznie w tym tygodniu!).

Ze wszystkich projektów wybieram sobie 3 najważniejsze na ten tydzień. Z każdego projektu wybieram 1-2 większe zadania, podzielone na podzadania. Wszystkie te elementy dostają nowy tag #high. Teraz mogę łatwo odfiltrować zadania o najwyższym priorytecie.

Wracam do Bullet Journal i przepisuję pierwsze zadania, które chce zrealizować na moją listę TO DO w pierwszej kolejności.

Planowanie jest skończone. Mój poranek spędziłam bardzo produktywnie. Teraz mogę po prostu zrobić małą przerwę, a potem zabrać się za realizację zadań.

Jak wygląda praca nad projektami w pozostałe dni tygodnia?

Bullet Journal leży otwarty cały czas. Jedno spojrzenie i wiem, kiedy mam spotkania i jakie rzeczy chcę teraz zrobić. Stopniowo realizuję zadania. Po każdym zadaniu odznaczam je w Bullet Journal, a także w Workflowy.

Jeśli wpadają nowe zadania, wpisuję je na wolną kartkę (INBOX). W wolnym czasie na nią zerkam i szybko podejmuję decyzję, czy są one do zrealizowania w tym tygodniu (takie wpisuję do Bullet Journal i Workflowy nadaję tag #now), czy w innym czasie (wpisuję tylko do Workflowy przy określonym projekcie).

Jeśli lista zadań się kurczy, otwieram Workflowy, po tagu #high i po tagu #now szybko przefiltrowuję zadania i dopisuję je do listy w Bullet Journal i działam dalej.

workflowy - przyklad efektywnego zarzadzania czasem

W piątek rano robię ostatnie ważne spojrzenie na listę priorytetów i zadań dodatkowych. W piątki pracuję tylko nad własnymi projektami i chcę wtedy zrobić jak najwięcej (ostatnim rzutem na taśmę). Jeśli nie zdążę w piątek kończę jeszcze w weekend. Jeden dzień weekendowy poświęcam tylko na odpoczywanie. Drugi w części zazwyczaj poświęcam pracy, chyba że obowiązki rodzinne mi na to nie pozwolą.

Podsumowanie

Myślę, że spojrzenie na konkretny przykład zarządzania zadaniami, daje dużo więcej niż czytanie poradników. To jest rozwiązanie praktyczne, które działa. Mam nadzieję, że zainspiruje Cię ono do większej produktywności i testowania rozwiązań, które będą Ci pomagać w pracy nad Twoimi celami.

Co myślisz o tym wpisie? Podziel się ze mną uwagami w komentarzu poniżej. A może masz swoje sprawdzone rozwiązania, które mogłabym wypróbować w zarządzaniu projektami?

Theme by Anders Norén